Telegram-бот для приёма документов в бухгалтерии: что он должен уметь

Идея простая: клиенты уже сидят в Telegram, значит документы удобнее всего получать там. Многие фирмы так и делают: заводят группу с клиентом, и бухгалтер вручную скачивает файлы из переписки. Это работает до десятка клиентов. Дальше нужен бот, который принимает документы за человека. Разберём, каким он должен быть.

Чем бот отличается от группы в Telegram

В обычной группе файл остаётся сообщением. Его нужно найти, скачать, переименовать, положить в папку клиента и где-то отметить, что он получен. Всё это делает бухгалтер, и всё это теряется при смене сотрудника.

Бот превращает сообщение в документ: файл автоматически скачивается, привязывается к конкретному клиенту, получает статус и попадает в хранилище фирмы. Переписка остаётся у клиента, а документ остаётся у фирмы.

Обязательные функции

Привязка чата к клиенту

Бот должен точно знать, чей это чат. Иначе документы разных клиентов смешаются. Правильная схема: бухгалтер в кабинете создаёт клиента, получает одноразовую ссылку и добавляет бота в группу клиента по ней. Одна группа привязывается к одному клиенту, и переподключить её можно только из кабинета.

Фильтр отправителей

В группе клиента бывают не только сотрудники клиента: там ваши бухгалтеры, иногда менеджеры, иногда посторонние. Бот должен уметь игнорировать файлы от определённых участников, например от сотрудников вашей фирмы, которые пересылают в чат что-то своё. В OkyDoky это называется «заглушённые отправители».

Проверка формата

Бот для бухгалтерии не должен принимать всё подряд. Разумный набор: PDF, изображения, Word, Excel, RTF, ODT, ODS, TXT, CSV. Архивы и файлы с макросами лучше отклонять: это основной способ доставки вредоносных вложений. Отдельно нужен понятный ответ клиенту, если формат не подошёл.

Лимит на размер

В чатах Telegram бот получает файлы до 20 МБ. Для сканов этого достаточно, для многостраничных PDF иногда нет. Нужен второй путь: мини-приложение или загрузка в кабинете, где лимит выше. У нас через мини-приложение принимаются файлы до 50 МБ.

Обратная связь без шума

Если бот отвечает на каждый файл, чат клиента за день превращается в ленту «документ принят». Лучше одна сводка в конце дня со списком принятых документов. Ответ на каждый файл можно оставить как опцию для клиентов, которым это важно.

Комментарий к документу

Подпись к фото в чате обычно содержит полезное: «акт за август», «это по договору с ИП Петров». Бот должен сохранять подпись как комментарий клиента к документу, а не терять её.

Что должен видеть клиент

Клиент должен понимать судьбу документа без звонка бухгалтеру. Минимум: список отправленных документов, статус (в работе, принят, отклонён) и причина отклонения. Удобнее всего показывать это в мини-приложении внутри Telegram, чтобы клиенту не пришлось ничего устанавливать и запоминать пароли.

Важно не показывать клиенту внутреннюю кухню фирмы. У бухгалтера статусов больше: новый, принят в работу, обработан, отклонён. Клиенту достаточно упрощённой картины.

Риски самодельных ботов

Написать бота, который скачивает файлы из группы в папку на диске, можно за вечер. Проблемы начинаются потом.

• Токен бота в скрипте на ноутбуке бухгалтера. Утечка токена означает доступ ко всем чатам клиентов.
• Файлы на общем диске без разграничения. Любой сотрудник видит документы всех клиентов, включая тех, с кем фирма уже не работает.
• Нет журнала. Кто скачал, кто удалил, кто переименовал: неизвестно.
• Нет резервных копий. Диск умирает вместе с архивом за три года.
• Персональные данные. В документах есть данные физических лиц. Хранить их на бытовом облаке за пределами Беларуси без оформления передачи означает нарушать закон о защите персональных данных.

Как проверить безопасность готового решения

Перед подключением задайте поставщику пять вопросов.

1. Где физически хранятся файлы и база данных?
2. Как разделены данные разных фирм и как это проверяется?
3. Есть ли неизменяемый журнал действий и кто его видит?
4. Как устроены резервные копии и сколько они хранятся?
5. Когда и как поддержка получает доступ к данным фирмы?

Хороший ответ на пятый вопрос звучит так: только по обоснованной причине, на ограниченное время, с записью каждого действия в журнал фирмы. Так это устроено в OkyDoky: сессия поддержки длится 15 минут, и все её действия видны владельцу.

Вывод

Бот для приёма документов нужен не для того, чтобы «быть в Telegram». Он нужен, чтобы документ перестал быть сообщением в чужой переписке и стал единицей учёта в архиве фирмы: с владельцем, статусом, папкой и историей. Если этого нет, бот просто перекладывает файлы, а работа остаётся на бухгалтере.