Как принять учёт клиента от другой бухгалтерской фирмы

Клиент, который переходит от другой бухгалтерской фирмы, приходит с историей. Часть документов у него на руках, часть осталась у прежнего исполнителя, часть существует только в переписке, к которой доступа уже нет. Принимать такого клиента сложнее, чем начинать учёт с нуля: вам придётся опираться на периоды, которые вели не вы. Поэтому приём стоит проводить как отдельную процедуру с понятным порядком шагов.

Сначала комплект, потом учёт

Первое действие - инвентаризация того, что вообще есть. Запросите у клиента и зафиксируйте в описи:

• Учредительные и регистрационные документы. Базовый комплект, без которого не выстроить ни один участок.
• Учётную политику и договоры с контрагентами. Чтобы понимать принятые подходы и не переделывать их вслепую.
• Регистры и сданную отчётность за закрытые периоды. Это ваша опорная точка по остаткам.
• Первичку за текущий год. Именно здесь чаще всего обнаруживаются пробелы.
• Доступы. К учётной базе, электронному документообороту и личным кабинетам, оформленные на клиента, а не на прежнего исполнителя.

Зафиксируйте точку входа

До первой проводки нужно письменно определить, с какой даты вы отвечаете за учёт. Разделите зоны: за прошлые периоды отвечает тот, кто их вёл, за ваши - вы. Это защищает обе стороны и снимает споры, когда всплывает старая ошибка. Отдельно проговорите с клиентом, что делать с периодами, которые придётся править задним числом, и на каких условиях.

Сверяйте остатки, а не верьте им

Принятые без проверки остатки - главная причина поздних сюрпризов. Пройдите по участкам:

• расчёты с покупателями и поставщиками, включая спорные и старые суммы;
• зарплата и кадровые данные, отпускные и удержания;
• основные средства и запасы, их наличие и оценка;
• расчёты по налогам и сборам, переплаты и задолженности.

Расхождения фиксируйте письменно и показывайте клиенту сразу, а не в конце квартала.

Поставьте единый канал приёма с первого дня

Второй риск - вернуться в тот же беспорядок, из которого клиент ушёл. Если документы снова пойдут на личную почту и в разные чаты, через пару месяцев вы получите ту же картину, что была у предшественника. Правильный момент договориться о канале - самое начало работы, когда клиент готов менять привычки. Один вход для документов, привязка к клиенту, понятный статус каждого файла и история действий.

Юридическую часть проверяйте отдельно

Договор, ответственность за прошлые периоды и передача персональных данных работников клиента - вопросы, которые лучше согласовать с юристом. Опирайтесь на действующее законодательство и внутренние документы клиента, а не на устные договорённости с прежним исполнителем.

Первый месяц держите под наблюдением

Первый закрытый период после приёма - это проверка того, насколько полно вы собрали данные. Отслеживайте, что приходит с опозданием и чего не хватает регулярно, и по итогам месяца пересоберите список обязательных документов для этого клиента.

Когда приём документов идёт через один канал с журналом и статусами, переход от другой фирмы перестаёт быть авралом: у вас с первого дня видно, что получено, что запрошено и чего ещё ждать. Именно эту часть работы и берёт на себя OkyDoky.