Когда у фирмы десятки клиентов и тысячи документов, главная потеря времени это не обработка, а поиск. «Где тот акт за март от подрядчика», «какой счёт мы отклоняли на прошлой неделе». Пока документы разложены только по папкам, ответ находится перелистыванием. Ниже о том, как поиск и структурированные поля убирают это перелистывание.
Поиск по документам
В проводнике документов клиента есть строка поиска. Она ищет сразу по нескольким признакам:
- Номер документа. Ввели номер акта или счёта и сразу видите его, в какой бы папке он ни лежал.
- Контрагент. Все документы по конкретному подрядчику или поставщику одним запросом.
- Значения полей. Сумма, дата, любой реквизит, который заполнен на карточке.
- Имя файла. Если клиент прислал файл с понятным именем, его тоже видно по названию.
Результаты показываются сразу, вместе с текущим статусом документа. Не нужно помнить, в какую папку он попал: поиск смотрит по всему клиенту.
Поля по категориям
Поиск работает тем лучше, чем аккуратнее заполнены реквизиты. Для этого у документов есть поля, сгруппированные по категориям: акты, счета, договоры, накладные, квитанции, выписки и прочее. У каждой категории свой удобный набор. Например, у акта это номер, дата, подрядчик, сумма и НДС.
Поля заполняются и правятся прямо на карточке документа. Номер, дата и контрагент, которые бухгалтер и раньше проставлял вручную, теперь собраны в одной понятной панели, а не разбросаны по разным местам.
Набор полей настраивается под вашу фирму
Учёт у всех разный, поэтому набор полей не жёсткий. Владелец в разделе «Организация» может добавить поле, переименовать его, поменять тип, переставить порядок или скрыть ненужное у любой категории. Базовые реквизиты вроде номера и даты можно переименовать и переставить, но не удалить, чтобы поиск по ним работал всегда.
Почему это важно уже сейчас
Часто спрашивают, распознаёт ли сервис реквизиты из скана автоматически. Пока нет, поля заполняются вручную, и распознавание из сканов это следующий шаг в планах. Но ценность появляется сразу: как только реквизиты структурированы, документ находится за секунды, а не за минуты перелистывания. Ручное заполнение одного поля занимает мгновение, а возврат к документу через месяц перестаёт быть проблемой.
Для аутсорсинговой фирмы это прямая экономия времени на каждом обращении к архиву: перед отчётностью, при споре с клиентом, при передаче клиента другому сотруднику. Поиск и поля не заменяют бухгалтера, но убирают ту часть работы, которая не про учёт, а про то, чтобы найти нужную бумагу.
Хотите, чтобы документы приходили сами?
OkyDoky принимает документы от клиентов через Telegram и раскладывает их в кабинете бухгалтера. Пробный период 14 дней.
Оставить заявку
