Плохие сканы от клиентов: как получать читаемые документы с первого раза

Размытое фото акта, снятое под углом при плохом свете, стоит фирме не одной минуты. Бухгалтер замечает проблему не сразу, а когда доходит до обработки, часто через несколько дней. Дальше идёт переписка, клиент переснимает, документ теряется в чате, и цикл повторяется. Умножьте на сотню клиентов, и качество сканов превращается в отдельную статью расходов времени.

Что именно делает скан непригодным

• Смаз. Снимок дрожащей рукой в движении. Текст читается человеком, но не распознаётся и плохо печатается.
• Тень и блик. Часть документа затемнена или засвечена вспышкой. Суммы и печати теряются именно там.
• Обрезанные края. В кадр не попали реквизиты, номер или подпись. Формально документ есть, юридически он неполный.
• Снимок под углом. Документ снят наискось, строки «уезжают». Такие файлы неудобно и читать, и хранить.
• Несколько документов в одном кадре. Пачка бумаг на столе одним фото. Разложить это по документам потом невозможно без пересъёмки.

Памятка клиенту вместо инструкции

Длинную инструкцию по сканированию никто не читает. Работает короткая памятка из нескольких правил, которую видно в момент отправки: класть документ на ровную поверхность, снимать сверху, при дневном свете, по одному документу за раз, проверять, что все четыре угла в кадре. Пять простых правил дают больше, чем страница текста про разрешение и формат.

Проверять качество нужно на входе

Ключевая идея: дефект скана дешевле поймать в момент отправки, а не через неделю при обработке. Если канал приёма сразу проверяет снимок и подсказывает клиенту «документ размыт, переснимите», клиент исправляет его тут же, пока документ перед ним. Возврат через неделю почти всегда означает, что оригинала уже нет под рукой, и переписка растягивается.

Фото или скан

Специальный сканер даёт идеальный результат, но требовать его от клиента бессмысленно: у него есть телефон. Современные камеры снимают документы достаточно хорошо, если соблюдены базовые правила. Полезно подсказать клиенту встроенную в телефон функцию сканирования документов: она сама выравнивает края и убирает фон. Это бесплатно и заметно поднимает качество без покупки техники.

Что делать с бумагой, которую нельзя переснять

Часть документов приходит только на бумаге и попадает в фирму пачкой раз в месяц. Их стоит оцифровывать на стороне фирмы сразу при получении, на нормальном оборудовании, и класть в тот же архив, что и остальные, с пометкой о месте хранения оригинала. Так качество этой части потока контролирует фирма, а не случайность освещения на кухне у клиента.

Что это даёт

Когда читаемый скан приходит с первого раза, исчезает целый пласт мелкой переписки, а обработка идёт без остановок на уточнения. Требования к качеству и проверка на входе кажутся мелочью, но именно из таких мелочей складывается время, которое фирма тратит не на учёт, а на разбор того, что прислал клиент.