Сроки сдачи отчётности и как перестать собирать документы в последний день

Отчётные периоды у бухгалтерской фирмы предсказуемы: они известны на год вперёд. При этом каждый период заканчивается одинаково - авралом. Причина не в самих сроках, а в том, что документы от клиентов собираются в последние дни. Пик возникает не потому, что отчётность внезапна, а потому, что первичка приходит вся сразу и в конце. Разберём, как сгладить этот пик.

Ритм отчётности предсказуем

Бухгалтерская отчётность в Беларуси подчиняется понятному ритму: часть обязательств ежемесячные, часть ежеквартальные, есть годовые. Налог на добавленную стоимость, подоходный налог, взносы в Фонд социальной защиты населения, налог на прибыль - у каждого свой срок, но все они повторяются из периода в период. Конкретные даты сдачи и уплаты установлены законодательством и могут меняться, поэтому их всегда стоит сверять с действующими нормами и разъяснениями налоговых органов, а не запоминать раз и навсегда. Важно другое: даты известны заранее, а значит, к ним можно готовиться равномерно.

Пик создаёт не срок, а сбор в последний момент

Если клиент присылает документы за весь период в последние два-три дня, фирма получает всю нагрузку разом. Бухгалтер физически не может обработать месяц работы за вечер без ошибок. Отсюда описки, пропущенные документы и правки задним числом. Сам срок сдачи здесь ни при чём: он лишь проявляет проблему, которая копилась весь период. Сдвинуть сбор с конца периода на его протяжение - самый действенный способ убрать аврал.

Как выстроить равномерный сбор

• Договоритесь о сроке внутри периода. Не «до сдачи отчётности», а конкретное число месяца, к которому клиент присылает документы. Это переносит его дедлайн на неделю-две раньше вашего.
• Принимайте документы по мере появления. Клиенту проще прислать акт сразу после сделки, чем вспоминать про него в конце месяца. Канал приёма должен позволять отправить документ в одно действие в любой момент.
• Следите за очередью в течение периода. Если видно, что от клиента давно ничего не приходило, напомнить лучше в середине периода, а не за день до сдачи.
• Разведите клиентов по нагрузке. Не у всех клиентов отчётность в один день. Понимание графика по каждому позволяет распределить обработку, а не сваливать её в одну неделю.

Автоматические напоминания вместо ручных

Напоминать сотне клиентов вручную в середине периода - работа, которую фирма обычно не успевает делать, поэтому и не делает. Если канал приёма сам напоминает клиенту, что от него давно не было документов, нагрузка по напоминаниям снимается с бухгалтера. Клиент получает мягкий сигнал вовремя, а не паническое сообщение накануне сдачи.

Что меняется для фирмы

Когда документы приходят равномерно, последние дни перед отчётностью перестают быть авралом и становятся обычной проверкой. Ошибок меньше, потому что каждый документ обработан не в спешке. Освободившееся в конце периода время - это тот самый ресурс, за счёт которого фирма может взять больше клиентов без найма новых сотрудников. Равномерный сбор первички не про дисциплину ради дисциплины, а про снятие пика, который дорого обходится каждый период.