Куда клиенту присылать документы: почта, Viber, Telegram или облако

Каждая бухгалтерская фирма в какой-то момент решает, куда именно клиенты должны присылать документы. Обычно решение принимается стихийно: как клиенту удобно. В результате фирма обслуживает пять каналов одновременно. Ниже сравнение основных вариантов по критериям, которые важны именно аутсорсингу.

Критерии

• Удобство для клиента. Если клиенту неудобно, он не будет присылать вовремя, каким бы правильным ни был канал.
• Привязка к клиенту. Насколько легко понять, чей это документ.
• Поиск и история. Можно ли через год найти документ и доказать, когда он получен.
• Безопасность и персональные данные. Где хранятся файлы, кто имеет доступ.
• Автоматизация. Можно ли принимать документы без участия бухгалтера.

Электронная почта

Плюсы: есть у всех, вложения до 20–25 МБ, письмо само по себе фиксирует дату.

Минусы: клиенты пишут с разных адресов, документы смешиваются с рассылками, вложения нужно скачивать и раскладывать вручную. Поиск через год возможен, но медленный. Автоматизация ограничена: разобрать почту роботом по клиентам сложно, потому что адреса и темы у клиентов произвольные.

Вердикт: приемлемо как резервный канал для больших файлов, плохо как основной.

Viber

Плюсы: у многих клиентов в Беларуси установлен, привычен для быстрых фото.

Минусы: файлы в чатах живут ограниченное время и требуют скачивания, история привязана к телефону конкретного бухгалтера, ботов для бизнеса делать дорого и сложно, статусы документов показать негде. Смена сотрудника означает потерю переписки.

Вердикт: удобно клиенту, неудобно фирме. Подходит только для очень маленькой практики.

Telegram

Плюсы: групповые чаты с ботами, файлы до 20 МБ в чате и больше через мини-приложения, история хранится на серверах и доступна с любого устройства, развитая платформа для ботов. Клиент продолжает пользоваться привычным мессенджером, а фирма получает автоматический приём: документ привязывается к клиенту, получает статус и попадает в архив.

Минусы: сам по себе Telegram не является архивом. Нужен бот и кабинет, в котором документы живут отдельно от переписки. Персональные данные в документах требуют, чтобы хранилище было у фирмы или её подрядчика в Беларуси, а не только в облаке мессенджера.

Вердикт: лучший основной канал при наличии бота и кабинета.

Облачные диски и общие папки

Плюсы: большие файлы, знакомая структура папок.

Минусы: клиенту нужно заходить в отдельный сервис и помнить структуру. На практике папки быстро превращаются в свалку файлов с именами вида «Скан_001». Нет статусов, нет уведомлений, нет истории действий. Общий доступ по ссылке часто открывает документы всем, у кого есть ссылка. Многие популярные диски размещены за пределами страны, что создаёт вопросы по персональным данным.

Вердикт: подходит для разовой передачи больших архивов, не подходит для ежедневного потока.

Бумага в офис

Оригиналы по-прежнему нужны, и часть клиентов будет приносить папку раз в месяц. Это нормально, но каждый такой документ стоит сразу оцифровать и положить в тот же архив, что и остальные, с пометкой, где лежит оригинал. Иначе через год окажется, что половина документов клиента есть только в шкафу.

Сводная таблица

Рекомендация

Один основной канал: Telegram с ботом, который принимает документы в кабинет фирмы. Один резервный: загрузка сотрудником в тот же кабинет для бумаги, почты и больших файлов. Все остальные каналы постепенно закрыть, объяснив клиентам, что так документы точно не потеряются и они сами будут видеть статусы.

Именно по этой схеме работает OkyDoky: бот в чате клиента, мини-приложение для статусов, загрузка за клиента в кабинете и единый архив с папками и журналом.