Чек-лист подключения нового клиента к сбору документов

Первые две недели с новым клиентом определяют, как будет идти сотрудничество дальше. Если сразу договориться о канале, сроках и качестве документов, потом не придётся перевоспитывать. Ниже чек-лист, который мы рекомендуем фирмам при подключении клиента к приёму документов через OkyDoky. Большая часть пунктов подойдёт и для любой другой системы.

До подписания договора

• Выяснить, сколько документов в месяц и какого типа: акты, накладные, кассовые документы, выписки, маркетплейсы.
• Узнать, кто со стороны клиента будет отправлять документы: директор, офис-менеджер, несколько человек.
• Узнать, какими мессенджерами клиент пользуется ежедневно.
• Включить в договор пункт о сроках передачи документов и последствиях задержки.
• Включить пункт о канале передачи и о том, что электронные образы принимаются для работы, а оригиналы передаются в согласованном порядке.
• Согласовать, что происходит с архивом при расторжении: срок и формат передачи, порядок удаления.

Настройка в кабинете

• Создать клиента в разделе «Клиенты». Стандартные папки появятся сразу.
• Заполнить карточку: название, контактное лицо, УНП при необходимости.
• Назначить ответственного бухгалтера и при необходимости других назначенных сотрудников.
• Проверить, что у ответственного включены уведомления о новых документах и настроен удобный интервал группировки.
• Добавить собственные папки, если у клиента есть специфика: например, отдельная папка под отчёты маркетплейса.

Подключение чата клиента

• Создать группу в Telegram с клиентом или использовать существующую.
• В карточке клиента нажать «Добавить бота в беседу» и открыть ссылку. Ссылка одноразовая и действует час.
• Дождаться сообщения бота о том, что беседа привязана к клиенту.
• Убедиться, что бот видит сообщения: если бот предупредил о режиме приватности, назначить его администратором группы.
• Проверить список участников чата и заглушить тех, чьи файлы не должны попадать в архив, например ваших менеджеров.
• Отправить тестовое фото самому и найти его в «Документах» в папке «Необработанные».

Что отправить клиенту

• Короткое сообщение в чат: куда присылать документы, что бот их принимает автоматически, что вечером придёт сводка о принятых документах.
• Памятка о качестве сканов: один документ одним файлом, все страницы, читаемые суммы и подписи, в подписи к файлу можно указать, что это.
• Список документов, которые фирма ждёт ежемесячно, и срок.
• Приглашение в мини-приложение для сотрудника клиента, который хочет видеть статусы документов. Приглашение создаётся в карточке клиента в разделе «Доступ».

Первая неделя

• В конце первого дня проверить, пришла ли клиенту сводка.
• Принять первые документы и заполнить реквизиты: название, номер, дата, контрагент. Это задаёт стандарт для всех последующих.
• Если документ отклоняете, писать причину понятным для клиента языком: он получит её сообщением.
• Через неделю посмотреть в «Аналитике», сколько документов пришло и сколько ждёт в очереди.

Через месяц

• Сравнить объём документов с ожиданием из договора. Если сильно меньше, выяснить, не остались ли другие каналы.
• Спросить клиента, удобно ли ему. Обычно ответ «наконец-то понятно, что вы получили».
• Закрыть старые каналы: попросить не дублировать документы на почту.

Типичные ошибки

Подключили чат, но не назначили ответственного. Документы копятся в «Необработанных», клиент ждёт, статус не меняется.

Не заглушили своих сотрудников в чате. Менеджер отправил в чат клиента внутренний файл, он оказался в архиве клиента.

Не объяснили клиенту про сводку. Клиент не понимает, почему бот молчит, и продолжает спрашивать «получили?». Достаточно одного сообщения при подключении.

Отклоняют без комментария. Клиент видит «отклонён» и не знает, что переснять.

Чек-лист можно распечатать и вести по каждому новому клиенту. Если подключение занимает больше получаса, скорее всего, что-то из списка пропущено.