Регламент сбора документов: что прописать бухгалтерской фирме

В большинстве бухгалтерских фирм правила сбора документов существуют, но в головах сотрудников. Один бухгалтер ждёт первичку до пятого числа, другой до десятого, третий принимает всё в мессенджере. Клиент не понимает, чего от него хотят, а при смене бухгалтера договорённости теряются. Регламент решает это: один документ, в котором записано, как фирма получает первичку.

Канал передачи документов

Первым пунктом укажите, куда клиент отправляет документы. Один основной канал для всех, без оговорок вида «можно и на почту». Если допускаются исключения, например оригиналы на бумаге, опишите их отдельно:

• какие документы нужны только в оригинале и как их передавать;
• что делать, если основной канал временно недоступен;
• можно ли отправлять документы от имени нескольких сотрудников клиента.

Сроки и периодичность

Сроки должны быть привязаны к отчётному календарю, а не к удобству бухгалтера. Пропишите, до какого числа клиент передаёт документы за прошедший период и что происходит с документами, пришедшими позже. Конкретные сроки сдачи отчётности меняются, поэтому в регламенте лучше ссылаться на действующее законодательство и внутренний календарь фирмы, а не переписывать даты вручную. Полезно также разделить документы по срочности: что нужно сразу после операции, например для расчётов с работниками, а что можно передать пакетом в конце месяца.

Требования к документам

Опишите, какой документ считается принятым. Это снимает большую часть переписки:

• Читаемость. Скан или фото целиком, без обрезанных краёв и бликов на реквизитах.
• Комплектность. Все страницы договора, приложения и акты в одном отправлении.
• Форматы. Какие файлы фирма принимает и какие просит конвертировать.

Короткий пример хорошего и плохого снимка в приложении к регламенту работает лучше длинного описания.

Ответственные с обеих сторон

У каждого клиента должен быть назначенный бухгалтер и контактное лицо у клиента. Пропишите, кто отвечает за отправку документов, кто за их проверку и кто принимает решение в спорных случаях. Отдельно укажите, как передаются дела при отпуске или увольнении бухгалтера, чтобы клиент не остался без ответа. Руководителю фирмы стоит раз в квартал пересматривать регламент: какие пункты нарушаются чаще всего и почему.

Напоминания и исправления

Регламент должен описывать не только норму, но и отклонения. Когда и как фирма напоминает о несданных документах, сколько напоминаний допускается до эскалации руководителю, как клиент узнаёт, что документ нужно переснять. Важно, чтобы запрос на исправление приходил в тот же канал, где лежит сам документ, иначе обсуждение снова уйдёт в личную переписку.

Согласование с клиентом

Правила работают, только если клиент их знает. Приложите регламент к договору или отправьте при подключении, пройдите по нему на первой встрече и держите актуальную версию в доступном месте. Если в регламент попадают вопросы ответственности сторон или обработки персональных данных, формулировки стоит согласовать с юристом.

Многое из регламента проще закрепить инструментом, чем текстом. В OkyDoky клиент отправляет документы в один канал, каждый файл сразу привязан к своему клиенту и получает статус, а просьба переснять документ уходит из той же карточки. Тогда регламент описывает понятный процесс, а не набор пожеланий.